آپ کے FOIA حقوق
- آپ کو غیر مراعات یافتہ عوامی ریکارڈز یا دونوں کی جانچ پڑتال یا کاپیاں وصول کرنے کی درخواست کرنے کا حق ہے۔
- آپ کو درخواست کرنے کا حق ہے کہ درخواست کردہ ریکارڈز کے لیے کسی بھی چارجز کا تخمینہ پہلے سے لگایا جائے۔
- اگر آپ کو یقین ہے کہ آپ کے FOIA حقوق کی خلاف ورزی ہوئی ہے، تو آپ FOIA کی تعمیل کو یقینی بنانے کے لیے ضلعی یا سرکٹ عدالت میں درخواست دائر کر سکتے ہیں۔
VPB سے ریکارڈز کی درخواست کرنا
- FOIA کا تقاضا نہیں ہے کہ آپ کی درخواست تحریری طور پر ہو، اور نہ ہی آپ کو خاص طور پر یہ بتانے کی ضرورت ہے کہ آپ FOIA کے تحت ریکارڈ کی درخواست کر رہے ہیں۔ عملی نقطہ نظر سے ، تحریری درخواستوں کو ترجیح دی جاتی ہے۔ یہ آپ اور آپ کی درخواست وصول کرنے والے شخص دونوں کے لئے آپ کی درخواست تحریری طور پر پیش کرنے میں مددگار ثابت ہوسکتا ہے۔ یہ آپ کو اپنی درخواست کا ریکارڈ بنانے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ ہمیں ان ریکارڈوں کا واضح بیان بھی دیتا ہے جن کی آپ درخواست کر رہے ہیں ، تاکہ زبانی درخواست پر کوئی غلط فہمی نہ ہو۔
- آپ کی درخواست کو موجودہ ریکارڈ یا دستاویزات طلب کرنا ضروری ہے۔ FOIA آپ کو ریکارڈز کا معائنہ کرنے یا کاپی کرنے کا حق دیتا ہے۔ FOIA کا اطلاق ایسی صورتحال پر نہیں ہوتا ہے جہاں آپ VPB کے کام کے بارے میں عمومی سوالات پوچھ رہے ہیں ، اور نہ ہی VPB کو ایسا ریکارڈ بنانے کی ضرورت ہوتی ہے جو موجود نہیں ہے۔
- براہ کرم VPB کے عملے کی کسی بھی کوشش کے ساتھ تعاون کریں تاکہ آپ کس قسم کے ریکارڈ کی تلاش کر رہے ہوں یا کسی بڑی درخواست کے جواب کے بارے میں معقول معاہدے تک پہنچنے کی کوشش کریں۔ FOIA کی درخواست کرنا کوئی مخالفانہ عمل نہیں ہے، لیکن ہمیں آپ کے ساتھ آپ کی درخواست پر بات کرنی پڑ سکتی ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کون سے ریکارڈز تلاش کر رہے ہیں۔
آپ کی درخواست کا جواب دینے میں VPB کی ذمہ داریاں
- VPB کو معلومات حاصل کرنے کے پانچ کام کے دنوں کے اندر آپ کی درخواست کا جواب دینا ضروری ہے۔ "پہلا دن" آپ کی درخواست موصول ہونے کے اگلے دن سمجھا جاتا ہے۔ پانچ دن کی مدت میں ہفتے کے آخر یا تعطیلات شامل نہیں ہیں۔
- FOIA کا تقاضہ ہے کہ VPB پانچ دن کی مدت کے اندر آپ کی درخواست پر درج ذیل جوابات میں سے ایک جواب دے۔
- ہم آپ کو وہ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں جن کی آپ نے مکمل طور پر درخواست کی ہے۔
- ہم ان تمام ریکارڈز کو روکتے ہیں جن کی آپ نے درخواست کی ہے کیونکہ تمام ریکارڈ ایک مخصوص قانونی استثنیٰ کے تابع ہیں۔ اگر تمام ریکارڈز روکے جا رہے ہیں، تو ہمیں آپ کو تحریری جواب بھیجنا چاہیے۔
- ہم کچھ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں جن کی آپ نے درخواست کی ہے لیکن دوسرے ریکارڈز کو روکتے ہیں۔ اس صورت میں، ہم ریکارڈ کے اس حصے کو دوبارہ ترتیب دے سکتے ہیں جسے روکا جا سکتا ہے اور آپ کو باقی ریکارڈ فراہم کرنا چاہیے۔
- ہم آپ کو تحریری طور پر مطلع کرتے ہیں کہ درخواست کردہ ریکارڈز نہیں مل سکتے یا موجود نہیں ہیں (ہمارے پاس وہ ریکارڈ نہیں ہے جو آپ چاہتے ہیں)۔ تاہم، اگر ہم جانتے ہیں کہ کسی اور عوامی ادارے کے پاس درخواست کردہ ریکارڈز ہیں، تو ہمیں آپ کے جواب میں دوسرے عوامی ادارے کے لیے رابطے کی معلومات شامل کرنی چاہیے۔
- اگر VPB کے لیے پانچ دن کی مدت کے اندر آپ کی درخواست کا جواب دینا عملی طور پر ناممکن ہے، تو ہمیں اسے تحریری طور پر بیان کرنا چاہیے اور ان شرائط کی وضاحت کرنی چاہیے جو ردعمل کو ناممکن بناتی ہیں۔ اس سے ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے سات اضافی کام کے دن ملیں گے، اور آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے ہمیں کل 12 کام کے دن ملیں گے۔
ہم آپ سے یہ نہیں پوچھ سکتے کہ آپ ریکارڈ کیوں چاہتے ہیں۔
عوامی ریکارڈ کے لئے آپ کی درخواست کی وجہ غیر متعلقہ ہے۔ ہم آپ سے یہ نہیں پوچھ سکتے کہ آپ ریکارڈ کیوں چاہتے ہیں۔ تاہم، FOIA ہمیں آپ سے آپ کا نام اور قانونی پتہ پوچھنے کی اجازت دیتا ہے. VPB کا تقاضا ہے کہ آپ اپنی درخواست کے ساتھ اپنا نام اور قانونی پتہ فراہم کریں۔
آپ کی درخواست کو ان ریکارڈوں کی شناخت کرنی چاہیے جو آپ "معقول خصوصیت" کے ساتھ تلاش کر رہے ہیں۔
یہ کامن سینس کا معیار ہے۔ اس کے لیے ضروری ہے کہ آپ کافی مخصوص ہوں تاکہ ہم ان ریکارڈوں کی شناخت اور ان کا پتہ لگا سکیں جن کی آپ تلاش کر رہے ہیں۔
آپ کی درخواست میں ریکارڈ یا دستاویزات طلب کرنا ضروری ہے۔
FOIA کا اطلاق ایسی صورتحال پر نہیں ہوتا جہاں آپ VPB کے کام کے بارے میں عمومی سوالات پوچھ رہے ہوں۔ اس کے علاوہ، اگر ریکارڈ پہلے سے موجود نہیں ہے تو ہمیں نیا ریکارڈ بنانے کی ضرورت نہیں ہے.
آپ کاروبار کے باقاعدہ کورس میں VPB کے استعمال کردہ کسی بھی فارمیٹ میں الیکٹرانک ریکارڈ حاصل کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔
مثال کے طور پر، اگر آپ ایکسل ڈیٹا بیس میں رکھے گئے ریکارڈز کی درخواست کر رہے ہیں، تو آپ ان ریکارڈز کو الیکٹرانک طور پر، ای میل کے ذریعے یا فزیکل اسٹوریج میڈیم پر، یا پرنٹ شدہ کاپی کے طور پر حاصل کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔
لاگتیں
- ایک عوامی ادارہ مناسب چارجز لگا سکتا ہے کہ وہ مطلوبہ ریکارڈ تک رسائی، نقل تیار کرنے، سپلائی کرنے یا تلاش کرنے میں اس کی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہو اور مطلوبہ ریکارڈ کو کم سے کم قیمت پر فراہم کرنے کے لیے تمام معقول کوششیں کرے گا۔ کوئی بھی پبلک باڈی ریکارڈ بنانے یا برقرار رکھنے یا پبلک باڈی کے عمومی کاروبار کے لین دین سے وابستہ عمومی اخراجات کی وصولی کے لیے کوئی بھی بیرونی، ثالثی، یا اضافی فیس یا اخراجات عائد نہیں کرے گی۔ عوامی ادارے کی طرف سے وصول کی جانے والی کوئی بھی ڈپلیکیٹنگ فیس نقل کی اصل قیمت سے زیادہ نہیں ہوگی۔ ریکارڈز کی تلاش کرنے سے پہلے، عوامی ادارہ درخواست گزار کو تحریری طور پر مطلع کرے گا کہ عوامی ادارہ مطلوبہ ریکارڈ تک رسائی، نقل تیار کرنے، سپلائی کرنے یا تلاش کرنے میں اس کی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہونے کے لیے معقول چارجز لے سکتا ہے اور درخواست گزار سے استفسار کرے گا کہ آیا وہ درخواست گزار کے ریکارڈ کی فراہمی سے پہلے لاگت کے تخمینے کی درخواست کرنا چاہے گا جیسا کہ ذیلی سیکشن F میں درج ہے۔ § 2.2-3704 کوڈ آف ورجینیا کا۔
- اگر ہم اندازہ لگاتے ہیں کہ آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لئے $ 200 سے زیادہ لاگت آئے گی تو ، ہم آپ کو جواب کے ساتھ آگے بڑھنے سے پہلے ایک ڈپازٹ ادا کرنے کی ضرورت ہوگی ، تخمینے کی رقم سے زیادہ نہ ہو۔ ہم آپ کو کسی بھی متوقع لاگت کے بارے میں مشورہ دیں گے جو $ 200 سے زیادہ ہوگی یہاں تک کہ اگر آپ پیشگی تخمینہ نہیں مانگتے ہیں. پانچ دن جو ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینا چاہئے اس میں جب ہم ڈپازٹ کے لئے پوچھتے ہیں اور جب آپ کا جواب دیتے ہیں تو اس کے درمیان کا وقت شامل نہیں ہوتا ہے۔
- آپ درخواست کر سکتے ہیں کہ ہم آپ کی درخواست کردہ ریکارڈ کی فراہمی کے لیے پہلے سے چارجز کا تخمینہ لگائیں۔ یہ آپ کو کسی بھی لاگت کے بارے میں پہلے سے جاننے کی اجازت دے گا یا آپ کو تخمینہ لاگت کو کم کرنے کے لیے اپنی درخواست میں ترمیم کرنے کا موقع فراہم کرے گا۔
- اگر آپ کے پاس سابقہ FOIA درخواست سے VPB کی رقم واجب الادا ہے جو 30 دنوں سے زائد عرصے سے ادا نہیں کی گئی ہے، تو VPB کو آپ کی نئی FOIA درخواست کا جواب دینے سے پہلے ماضی کے واجب الادا بل کی ادائیگی کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
- فیسوں کا اندازہ اہلکاروں کے وقت کے اوقات کی بنیاد پر کیا جاتا ہے جو جوابی ریکارڈوں کا مکمل سیٹ فراہم کرنے کے لیے درکار ہوتا ہے، جس میں ضرورت پڑنے پر تلاش کرنا، جائزہ لینا، اور ترمیم کرنا شامل ہے۔ زیادہ تر معاملات میں ایک انتظامی گھنٹہ کی شرح استعمال کی جاتی ہے۔ تاہم، اگر درخواست صرف ایک مخصوص ملازم ہی مکمل کر سکتا ہے، تو اس انفرادی ملازم کی فی گھنٹہ کی شرح فیس کا اندازہ لگانے کے لیے استعمال کی جاتی ہے۔
- اگر آپ چاہتے ہیں کہ ریکارڈز آپ کو بذریعہ ڈاک بھیجے جائیں تو ہماری فیس میں فی صفحہ فیس کا اضافہ کیا جا سکتا ہے۔ اگر شپنگ کی ضرورت ہو تو، شپنگ لاگت کی اصل رقم بھی فیس میں شامل کی جا سکتی ہے۔ الیکٹرانک طور پر تیار کردہ ریکارڈز کے لیے کوئی اضافی فیس نہیں ہے۔
- براہ کرم نوٹ کریں کہ ورجینیا کا محکمہ درستگی ڈیٹا کے ایک بڑے حصے کو برقرار رکھتا ہے جو ورجینیا پیرول بورڈ کو دستیاب ہے۔ FOIA کی کوئی بھی درخواست جس کے لیے ورجینیا کے محکمہ تصحیحات کو ہماری جانب سے ڈیٹا اکٹھا کرنے کی ضرورت ہو گی، ان کی ایجنسی کو قابل ادائیگی اضافی فیس کا نشانہ بنایا جا سکتا ہے۔
براہ کرم عملے کے ساتھ تعاون کریں۔
اگر ہمارے پاس آپ کی درخواست کے بارے میں سوالات ہیں، تو براہ کرم بڑی درخواست کے جواب کے بارے میں وضاحت کرنے یا کسی معقول معاہدے تک پہنچنے کی کوشش کرنے کے لیے عملے کے ساتھ تعاون کریں۔
قانونی پوچھ گچھ اور FOIA کے عمومی سوالات کے لیے
اگر آپ کے پاس ریکارڈ کی درخواست کرنے کے بارے میں سوالات ہیں، یا اگر آپ کو اس بارے میں رہنمائی کی ضرورت ہے کہ آپ اپنی درخواست کہاں بھیجیں، تو رابطہ کریں:
ہرمن ڈیوس
(804) 887-7839
ای میل: FOIA@vpb.virginia.gov
ورجینیا پیرول بورڈ
6900 Atmore Drive Richmond, VA 23225
اس کے علاوہ، فریڈم آف انفارمیشن ایڈوائزری کونسل FOIA کے بارے میں آپ کے کسی بھی سوال کا جواب دینے کے لیے دستیاب ہے۔ کونسل سے ای میل کے ذریعے foiacouncil@dls.virginia.gov پر رابطہ کیا جا سکتا ہے، یا فون کے ذریعے (804) 225-3056 پر یا ٹول فری پر 1-866-448-4100 پر رابطہ کیا جا سکتا ہے۔